Trägerakte, die AZAV-Software für Bildungsträger
Trägerakte bildet die Abläufe Ihres Bildungsträgers in einer Software ab: Aufnahme und Gutschein, Stundenplan, Unterricht und Anwesenheit, Meldungen an Agentur und Jobcenter, Abschluss und Abrechnung. Was Sie im Alltag erfassen, ist zugleich Ihr Nachweis gegenüber Prüfdienst und fachkundiger Stelle.
Trägerakte
Teilnehmerakte
Am Ende steht eine vollständige Akte je Teilnehmer und je Maßnahme.
Die Anwesenheit steht in einer Excel-Liste, der Bildungsgutschein im Ordner, das Beratungsprotokoll im Postfach und der Abschlussbericht auf dem Laptop der Dozentin. Solange alles läuft, fällt das kaum auf. Meldet sich der Prüfdienst oder steht das Überwachungsaudit an, beginnt das Suchen.
Trägerakte führt diese Orte zu einer Akte zusammen.
Doppelte Erfassung.
Jede Liste wird einzeln gepflegt, beim Übertragen entstehen Fehler.
Unbemerkte Lücken.
Eine fehlende Unterschrift fällt erst auf, wenn jemand danach fragt.
Wissen in Köpfen.
Wer die Ablage kennt, darf nicht ausfallen.
Jeder Teilnehmer durchläuft bei Ihnen dieselben Stationen. Trägerakte begleitet ihn durch alle sechs und zeigt an jeder, was erledigt ist und was fehlt.
Interessent
Anfrage erfassen, Beratung und Eignung dokumentieren.
Aufnahme
Person und Teilnahme anlegen, Bildungsgutschein oder AVGS prüfen und bei der Agentur vorlegen, Lernplan erstellen.
Eintritt
Der Teilnehmer erhält Zugang zum Portal und bestätigt seine Startunterlagen. Der erste Teilnahmetag wird festgehalten.
Unterricht
Klassenbuch, Anwesenheit mit Unterschrift, Fehlzeiten und Lernerfolgskontrollen entstehen Tag für Tag.
Meldungen
Fehlzeiten, Nichtantritt, Abbruch und Änderungen gehen als befülltes Formular an Agentur oder Jobcenter.
Abschluss
Prüfung, Austritt und Teilnahmebescheinigung, danach Befragung und Verbleib.
Am Ende steht eine vollständige Akte je Teilnehmer und je Maßnahme.
Neun Bereiche, eine Datenbasis. Was Sie an einer Stelle eintragen, steht an jeder anderen zur Verfügung. Teilnehmer und Dozenten arbeiten über ein eigenes Portal mit.
Stammdaten, Lernplan, Anwesenheit, Unterschriften, Lernerfolgskontrollen und Notizen eines Teilnehmers stehen in einer Akte. Für Agentur, Prüfer oder den Teilnehmer selbst exportieren Sie die Akte mit genau den Teilen, die gebraucht werden.
Trägerakte erfasst den Gutschein und prüft, ob Gültigkeit, Ziel, Dauer und Region zur Maßnahme passen. Sie sehen, wann das Original bei der Agentur vorgelegt wurde und ob die Bewilligung vorliegt.
Planen Sie Kurse mit Modulterminen, Standort, Raum und Dozent, in Präsenz und online. Verschieben Sie einen Termin, zeigt Trägerakte vor dem Speichern, welche Teilnehmer, Dozenten und Räume betroffen sind.
Dozenten dokumentieren jeden Unterrichtstermin mit Thema und Unterrichtseinheiten. Teilnehmer unterschreiben ihre Anwesenheit selbst, am eigenen Gerät oder am Gerät des Dozenten. Fehlt ein Eintrag, erhält der Dozent eine Aufgabe zum Nachtragen.
Teilnehmer treten dem Online-Unterricht über das Portal bei. Trägerakte hält den Zeitpunkt fest, der Dozent bestätigt die Anwesenheit. Bei gemischtem Unterricht stehen Präsenz- und Online-Teilnehmer in einer gemeinsamen Liste.
Trägerakte befüllt die Formulare der Bundesagentur aus den erfassten Daten: monatliche Fehlzeiten, Nichtantritt, Abbruch, gefährdetes Maßnahmeziel und Änderungen. Für AVGS-Maßnahmen entsteht der Bericht nach Teilnahmeende.
Prüfungstermin, Ergebnis, Austritt und Bescheinigung liegen in einem Ablauf. Die Teilnahmebescheinigung entsteht aus den dokumentierten Daten und trägt einen Code, mit dem Arbeitgeber und Behörden ihre Echtheit prüfen.
Trägerakte führt den Zahlungsplan je Teilnehmer, ordnet Zahlungseingänge zu und zeigt offene und überfällige Posten. AVGS-Maßnahmen rechnen Sie nach den durchgeführten Stunden ab, rechtzeitig vor Ablauf der Sechsmonatsfrist. Arbeitgeber und Selbstzahler erhalten eine Rechnung.
Teilnehmerbefragungen und Beschwerden werten Sie je Maßnahme aus. [Leitbild, Prozessbeschreibungen, Qualitätsziele und Verbesserungsmaßnahmen führen Sie im QM-Modul.] Ihr QM-System liegt damit dort, wo auch die tägliche Dokumentation entsteht.
Alle Vorlagen zur Erreichung Ihrer Trägerzertifizierung stehen Ihnen in der Software zur Verfügung. Sparen Sie sich dafür den Berater.
Der Prüfdienst der Bundesagentur für Arbeit kündigt sich in der Regel nur zwei bis vier Arbeitstage vorher an. Trägerakte stellt dafür eine Prüfmappe je Maßnahme und Zeitraum zusammen, die Sie über einen befristeten Link oder verschlüsselt übergeben.
Lücken fallen vorher auf.
Fehlt zu einem Unterrichtstermin der Eintrag oder die Anwesenheit, meldet Trägerakte das, bevor ein Prüfer danach fragt.
Nachvollziehbar.
Ein Änderungs- und Zugriffsprotokoll hält fest, wer wann was geändert oder gelesen hat.
Zum Mitgeben.
Die Teilnehmerakte lässt sich mit wählbaren Teilen exportieren.
Für die fachkundige Stelle.
Auditoren erhalten einen befristeten Lesezugang auf freigegebene Maßnahmen und Zeiträume.
Wer laufend sauber dokumentiert, muss vor einer Prüfung nichts nachholen.
Kurse, Stundenplan, Anwesenheit und Zahlungsplan in einer Software.
Gutschein prüfen, Bericht nach Teilnahmeende erstellen, fristgerecht abrechnen.
Anwesenheit nachweisen, gleich ob über Teams, Zoom oder Meet.
Standorte, Räume und Rollen je Standort führen.
Hinter Trägerakte stehen Entwicklung und Auditpraxis. Karl Hoffmann ist Softwareentwickler und verantwortet Technik und Weiterentwicklung. Carlo Somodji ist Auditor mit über 800 gelisteten Audits und bringt ein großes Netzwerk aus Beratern und Auditoren mit. Trägerakte ist ein Produkt der [Unternehmen laut Impressum].
Trägerakte verarbeitet Sozialdaten. Jeder Träger erhält eine eigene Datenbank, Verwaltungsrollen melden sich immer mit zweitem Faktor an, Aufbewahrungs- und Löschfristen laufen automatisch. Die Daten liegen auf Servern in Österreich und bleiben damit in der EU. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung erhalten Sie [mit dem Nutzungsvertrag]. Kündigen Sie, erhalten Sie einen vollständigen Export Ihrer Daten.
Trägerakte rechnet je Teilnehmer und Unterrichtseinheit ab. Sie zahlen für das, was Sie tatsächlich durchführen.
0,10 €
je Teilnehmer und Unterrichtseinheit
Für Gruppen- und Weiterbildungsmaßnahmen.
Demo vereinbaren0,25 €
je Teilnehmer und Unterrichtseinheit
Für Einzelcoachings und Einzelmaßnahmen.
Demo vereinbarenPreis auf Anfrage
Beratung und Begleitung zur Trägerzulassung und zur Maßnahmenzulassung nach AZAV.
Wir verfügen über ein erfahrenes Team aus Beratern und Auditoren, die Ihnen auf Wunsch auch bei der Umsetzung helfen.
Preis anfragenAlle Preise netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.
Trägerakte ist eine AZAV-Software für Bildungsträger. Sie führt Aufnahme, Stundenplan, Unterricht, Anwesenheit, Meldungen an die Agentur, Abschluss und Abrechnung in einer Anwendung zusammen.
Trägerakte richtet sich an Bildungsträger, die nach AZAV zugelassen sind. Dazu gehören Anbieter von Weiterbildungen über Bildungsgutschein und von Maßnahmen über den Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (AVGS).
Trägerakte erstellt die monatliche Fehlzeitenmeldung sowie die Meldungen bei Nichtantritt, Abbruch, gefährdetem Maßnahmeziel und Änderungen. Die Formulare der Bundesagentur werden aus den erfassten Daten befüllt und gehen per Post oder verschlüsselter E-Mail an die zuständige Stelle.
Teilnehmer treten über das Portal bei, Trägerakte hält Konto und Zeitpunkt fest und der Dozent bestätigt die Anwesenheit. Das funktioniert mit Microsoft Teams, Zoom und Google Meet auf dieselbe Weise.
Jeder Teilnehmer unterschreibt selbst, am eigenen Smartphone oder am Gerät des Dozenten. Eine Papierliste ist nicht nötig.
Ja. Trägerakte stellt eine Prüfmappe je Maßnahme und Zeitraum zusammen, die Sie über einen befristeten Link oder verschlüsselt übergeben. Fehlende Einträge zeigt die Software schon vorher als Aufgabe an.
Ja. Trägerakte prüft den Gutschein bei der Aufnahme, erstellt den Bericht nach Teilnahmeende und unterstützt die Abrechnung der durchgeführten Stunden vor Ablauf der Sechsmonatsfrist.
Ja, wenn Sie das möchten. Im QM-Modul führen Sie [Leitbild, Prozessbeschreibungen, Qualitätsziele und Verbesserungsmaßnahmen]. Teilnehmerbefragungen, Beschwerden und die Nachweise aus der Durchführung liegen in derselben Software.
[Ja, Stammdaten lassen sich per Excel-Import übernehmen.] Die Einrichtung dauert [Zeitraum]. In der Demo klären wir, welche Maßnahmen und Daten zuerst angelegt werden.
Jeder Träger erhält eine eigene Datenbank auf Servern in Österreich. Trägerakte kostet 0,10 € je Teilnehmer und Unterrichtseinheit in Gruppenmaßnahmen und 0,25 € je Unterrichtseinheit im Einzelcoaching, jeweils netto. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung erhalten Sie [mit dem Nutzungsvertrag].
In [30 Minuten] zeigen wir Ihnen den Weg eines Teilnehmers durch Ihre Maßnahme, vom Gutschein bis zur Teilnahmebescheinigung. Unverbindlich und per Videogespräch.